SURAT

PROSEDUR
TATA PERSURATAN
Nama Dokumen : RPN-PKDI.06-2006
Nomor :   006/OT.0102/RPN.1.1/2006
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR
Kawasan Puspiptek  Gedung 71 Serpong, Tangerang 15310
Telp. (021) 7560562 ext. 2093. (021)7560896
Fax. :  (021)7560921RPN-PKDI.06-2006
Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir
DAFTAR ISI
   DAFTAR ISI...................................................................................................................                                                                                                                       2
1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan
ketatausahaan, agar dapat terlaksana di lingkungan Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk mengatur kegiatan-kegiatan yang mencakup cara
mengkonsep surat, menggolongkan surat, menandatangani surat, menggunakan lambang
dan cap dinas, bentuk ukuran dan lain sebagainya yang pelaksanaannya dilakukan di
lingkungan Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir.
3. ACUAN
Buku  Petunjuk Tata Persuratan dan Kearsipan (Surat Keputusan Kepala BATAN No.
394/KA/VIII/2001, tanggal 21/8/2001).
4. DEFINISI
4.1 Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan administrasi untuk
menyampaikan berita/informasi, penyelasan atau pernyataan/pendapat yang berasal dari
siapapun yang ditujukan kepada instansi pemerintah atau lembaga negara atau sebaliknya.
4.2 Memo adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat informal, tetapi isinya menyangkut
hal-hal kedinasan di lingkungan unit kerja.
4.3 Surat Pengantar adalah surat yang bersifat kedinasan dan dipergunakan untuk
mengantar pengiriman beberapa surat/dokumen/barang dengan penjelasan singkat
mengenai pengiriman tersebut.
4.4 Surat Edaran adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau unit kerja
yang membuat kebijaksanaan pokok dengan memberikan penjelasan/petunjuk pelaksanaan
suatu peraturan atau perintah yang sudah ada.
4.5 Surat Undangan adalah surat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu acara/peristiwa/
upacara/pertemuan dengan waktu, tempat dan acara tercantum dalam surat tersebut dan
dengan permintaan agar penerima surat dapat hadir.
Revisi 0  ;14 Desenber  2006                                                                                                                                                                                2 dai 21RPN-PKDI.06-2006
Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir
4.6 Surat Perintah adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan kepada bawahan
secara tegas untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dan bersifat terbatas
pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut.
4.7 Surat Perjanjian/Kontrak adalah surat perikatan antara kepala kantor satuan kerja
sebagai pengguna barang/jasa dengan pemasok/kontraktor/ konsultan sebagai penyelia
barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4.8 Surat Tugas adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan yang berwenang
memberikan tugas kepada pejabat/pegawai bawahan untuk melaksanakan pekerjaan dinas
tertentu yang termasuk dalam lingkungannya dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal
yang tercantum di dalam surat tersebut.
4.9 Surat Keterangan adalah surat pernyataan pejabat yang bersangkutan/ berwenang
tentang sesuatu atau kebenaran sesuatu dengan tujuan tertentu agar memperoleh
kemudahan/kelancaran dalam suatu kegiatan.
4.10 Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pejabat yang
mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pejabat/bawahan/orang lain untuk
bertindak atas namanya melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hal dan wewenang
yang tercantum dalam surat tersebut.
4.11 Surat Keputusan adalah ketentuan yang memuat suatu kebijaksanaan teknis
operasional untuk melaksanakan kebijaksanaan pokok yang digariskan oleh pimpinan atau
peraturan yang lebih tinggi.
4.12 Pengumuman adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada masyarakat
umum/kelompok pegawai yang sifatnya beranekaragam dan merupakan
penjelasan/pemberitahuan/pernyataan/petunjuk lebih lanjut mengenai sesuatu.
4.13 Instruksi adalah perintah yang berisi tata cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan atau peraturan pelaksanaannya yang memuat unsur-unsur teknis secara jelas dan
terperinci.
4.14 Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/kegiatan yang telah terjadi sebagai
penelaahan/penelitian pejabat yang melaksanakan tugas.
4.15 Format Surat adalah pola surat menurut susunan letak atau posisi bagian-bagian surat
termasuk di dalamnya antara lain penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam
penutup, tembusan.
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Ka. PRPN bertanggung jawab
5.2 Ka. Bag. TU bertanggung jawab
Revisi 0  ;14 Desenber  2006                                                                                                                                                                                3 dai 21RPN-PKDI.06-2006
Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir
5.3 Kepala Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah bertanggung
jawab atas terlaksananya kegiatan tata persuratan di lingkungan Pusat Rekayasa
Perangkat Nuklir.
6. URAIAN
1). Surat/dokumen masuk Ke Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi
Ilmiah untuk dicatat diagenda surat masuk dan stampel no. surat masuk;
2). Diteruskan ke Sekretaris Kapus untuk dicatat diagenda Kapus, lalu surat / dokumen
tersebut diberi lembar disposisi untuk disampakan ke Kepala Pusat;
3). Kepala Pusat memberikan instruksi/komentar dalam lembar disposisi untuk setiap surat
agar ditindak lanjuti oleh bagian/bidang-bidang yang ada di Pusat Rekayasa Perangkat
Nuklir;
4). Sekretaris Kapus. mencatat kembali instruksi/komentar dibuku/agenda surat masuk
Kapus. untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Tata Usaha;
5). Bagian Tata Usaha menindak lanjuti surat tersebut dengan memberi catatan dalam
disposisi dan selanjutnya semua surat tersebut diberikan ke Sub Bagian Persuratan,
Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah untuk penyelesaiannya;
6). Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah memberi instruksi ke
staf untuk menyampaikan surat-surat yang telah diberi komentar agar segera
diselesaikan;
7). Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah membuat konsep surat
bila surat tersebut perlu dijawab dan untuk penomeran surat keluar dicatat dalam buku/
agenda surat keluar;
8). Untuk surat-surat keluar diberi/dilampiri dengan lembar pengantar surat dan semua
surat keluar/masuk  diarsip di Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi
Ilmiah.
7. LAMPIRAN
a. Diagram Alir Tata Persuratan
b. Surat Dinas
c. Nota Dinas
d. Memo
e. Surat Pengantar
f. Surat Edaran
g. Surat Undangan
h. Surat Perintah
i. Surat Tugas
j. Surat Keterangan
k. Surat Kuasa
l. Pengumuman
m. Surat Pernyataan
Revisi 0  ;14 Desenber  2006